Fem fejl, når du gemmer beviser, og hvordan du undgår dem

Den hyppigste fejl, jeg ser på vores hold, er et skærmbillede, der ligger alene i en mappe. Der står ingen webadresse, ingen dato for, hvornår det blev taget, og ingen note om, hvad det skulle vise. Tre uger senere ved du ikke, om siden senere er ændret, eller om du selv har beskåret billedet. Et skærmbillede er først et bevis, når en anden kan se, hvor det kommer fra.

Vend vanen om: giv filen et navn, der rummer dato, kilde og emne, og skriv adressen i en tilhørende note, før du lukker fanen. Husk også at tage hele vinduet med, så adresselinjen og eventuelle datoer i siden er synlige. Det tager ti sekunder i situationen, men kan spare dig for en halv dag, når en læser eller en redaktør spørger, hvordan du ved det.

På kurset øver vi det med få, faste regler, så det bliver en rutine og ikke endnu en opgave ved siden af tjekket. Reglerne er enkle at huske, også når tempoet i redaktionen er højt.

• Filnavn: dato, kilde, emne
• Gem adressen i en note ved siden af
• Tag hele vinduet med på billedet

En anden klassiker er at stole på, at et link stadig virker. Sider bliver rettet, flyttet eller slettet, og opslag på sociale medier kan fjernes af afsenderen, netop når nogen begynder at stille spørgsmål. Hvis dit tjek kun består af en liste med links, har du ingen dokumentation, den dag et af dem fører til en fejlside.

Gem derfor en kopi af indholdet, mens det er tilgængeligt: en arkiveret version af siden, en fuld udskrift til pdf eller en lokal fil med teksten. Skriv i din note, hvornår du gemte kopien, og hvad der stod på siden. Så kan du vise, hvad du så, også selv om originalen er væk.

Det gælder især materiale, du ikke selv har produceret. Du kan ikke bede en anonym konto om at lade sit opslag stå, så sikringen skal ske hos dig. Vi gennemgår på kurset, hvordan du gør det hurtigt og uden særligt udstyr.

• Gem en kopi, ikke kun et link
• Notér tidspunktet for sikringen

Mange skriver noter i stikord, der giver mening i øjeblikket: en pil, en forkortelse, et spørgsmålstegn. Når tjekket skal forklares for en kollega eller bruges i en rettelse, er det samme noter uforståelige. Problemet vokser, hvis flere arbejder på samme sag og hver har sit eget system.

Skriv noterne, som om en anden skal overtage dem i morgen. Adskil det, du har set, fra det, du formoder. Skriv hvilke kilder der bekræfter, hvilke der modsiger, og hvad du endnu ikke har kunnet finde. En enkelt linje om, hvorfor du valgte at stole på en bestemt kilde, er ofte det mest værdifulde i hele dokumentet.

Tjek dig selv ved at give noterne til en kollega og bede vedkommende gentage din konklusion. Kan hun ikke det, er noterne ikke færdige, uanset hvor korrekt dit tjek var i sig selv.

• Skel mellem set og formodet
• Skriv, hvad du ikke har kunnet finde

Når alt landet i samme mappe, fra første søgning til sidste udkast, bliver det svært at finde det vigtige. Jeg har set mapper med hundredvis af filer, hvor ingen kunne pege på de tre dokumenter, som faktisk bar konklusionen. Resultatet er, at tjekket i praksis ikke kan gentages af andre.

Giv hver sag sin egen mappe med få, faste undermapper: rå materiale, sikrede kopier, noter og konklusion. Lav en kort oversigtsfil øverst, der peger på de centrale beviser og i hvilken rækkefølge de bør læses. Ryd op, mens sagen er frisk, ikke først når den er afsluttet.

Struktur behøver ikke være avanceret. Det vigtigste er, at samme opbygning bruges hver gang, så kolleger ved, hvor de skal kigge, uden at spørge dig. Også når du selv vender tilbage til en gammel sag, sparer du tid.

• Én mappe pr. sag
• Faste undermapper og en oversigtsfil

Nogle sletter kladder og blindgyder, så snart konklusionen er klar. Andre gemmer alt uden at sortere. Begge dele skaber problemer: det første fjerner sporet af, hvorfor du forkastede en forklaring, det andet begraver det relevante i støj.

Behold de blindgyder, der viser, hvad du har afprøvet og afvist, men markér dem tydeligt som afviste. Det er netop dem, en kritisk læser vil spørge til. Slet kun rene dubletter og filer uden værdi for forståelsen af tjekket.

Aftal desuden på redaktionen, hvor længe materialet opbevares, og hvem der har adgang. Er der personoplysninger i det, skal opbevaringen følge jeres egne regler. Et fast tidspunkt for oprydning efter publicering gør det til en vane frem for et projekt.

• Behold afviste spor, men mærk dem
• Aftal opbevaringstid og adgang

Selv med pæne mapper og gode noter fejler mange i det sidste led: at sætte det hele sammen til en rækkefølge, en anden kan gå efter. Et tjek, der kan følges trin for trin, viser først, hvad der blev spurgt om, derefter hvilke kilder der blev fundet, og til sidst hvordan de blev vurderet.

Prøv at lade en kollega, der ikke kender sagen, genskabe din konklusion alene ud fra materialet. Hvor hun går i stå, mangler dokumentationen noget. Det er en billig og ærlig prøve, og den afslører huller, før en læser gør det.

Det er kernen i det, vi træner i dette modul: ikke at samle mest muligt, men at efterlade et spor, der kan stå for en kritisk gennemgang. Vi arbejder med eksempler, hvor du selv skal rette op på en mangelfuld sag.